L'Organisation des Musées Militaires du Canada

Constitution

Les Statuts, 2014

 

Partie I - Général                                         

 

1.1 – Définitions:

 

a.         “Loi” réfère à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, LC. 2009, c.23 (LCOBNL), qui peut être sujette à modifications ;

 

b.         “Statut” réfère au Statut de prorogation de l’OMMC soumis à Industrie Canada conformément à la Loi, qui peut être sujet à modifications;

 

c.         “Conseil” réfère au conseil d’administration, soit aux directeurs de l’OMMC agissant conjointement;

 

            d.         “FAC” réfère aux Forces armées canadiennes et inclus la Force régulière et la Force de réserve;

 

            e.         “Organisme” réfère à l’OMMC; 

 

f.          “Directeur des corporations” réfère à l’officier du gouvernement du Canada nommé par le ministre pour effectuer tout ce qui est prescrit dans la Loi comme étant des responsabilités du directeur;

 

g.         “Comité exécutif” réfère aux officiers de l’OMMC agissant conjointement pour exercer l’autorité qui fut délégué au comité par le conseil d’administration;

 

h.         “Ministre” réfère à un membre du conseil privé de la Reine du Canada nommé par le gouverneur général en conseil pour être responsable de la Loi. Le ministre de l’Industrie du Canada a été nommé à ce titre; 

 

i.          “Officier” réfère aux directeurs de l’OMMC nommés aux postes de président, de vice-président, de secrétaire et de trésorier;

 

j           “OMMC” réfère à l’association à but non lucrative des musées militaires canadiens et autres organisations connexes, qui fut fondée en 1967, constituée par lettres patentes émises le 20 juillet 1992 en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes, Partie II, et qui poursuivit ses activités en tant qu’organisation à but non lucratif conformément à la Loi;  

                           

k.         “Résolution ordinaire” réfère à une résolution passé à une majorité d’au moins 50% plus 1 des voix exprimés à l’égard de la résolution;  

 

l.          “Règlement” réfère au Règlement sur les organisations à but non lucratif établi par le gouverneur général en conseil en vertu des pouvoirs conférés par la Loi le 6 octobre 2011, qui peut être sujette à modifications. Le Règlement et la Loi entrèrent en vigueur le 17 octobre 2011;

 

m.        “Organisation ayant recours à la sollicitation” réfère à un organisme à but non lucrative qui reçoit plus de 10 000$ dans le courant d’une année donnée de source autre que des membres de l’organisme, tel que défini par la Loi. L’OMMC est une organisation ayant recours à la sollicitation, et

 

n.         “Résolution spéciale” réfère à une résolution adoptée par une majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimés à l’égard de la résolution.  

 

1.2 - Interprétation

 

Dans ces statuts et tous les autres statuts adoptés subséquemment par l’OMMC, à moins que le contexte ne s’y prête pas, le singulier inclura le pluriel et le pluriel, le singulier. Les versions françaises et anglaises des statuts sont toutes deux des versions officielles. Le président est habilité à interpréter les statuts si nécessaire et sa décision aura préséance à moins d’être renversée par une majorité simple de membres lors d’une assemblée annuelle ou par une majorité de directeurs présents lors d’une réunion des directeurs. 

 

1.3 – Sceau de la société

 

L’organisation peut posséder un sceau prenant la forme approuvée par le conseil d’administration. Si un sceau est approuvé par le conseil, le secrétaire de l’organisation sera le gardien du sceau.

 

1.4 – Signature des documents

 

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres autorisations écrites nécessitant une signature de l’organisation seront signés par deux (2) de ses officiers ou directeurs. De plus, le conseil peut, lorsque jugé opportun, déterminer de quelle manière et par quelle(s) personne(s) un document ou un type de documents particulier peut être signé. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de la société au document. Tout officier de l’OMMC peut attester la conformité de copies de toute autorisation, résolution, statut ou autre document émis par l’organisation.

 

1.5 – Clôture de l’exercice financier

 

L’exercice financier de l’organisation prend fin le 31e jour du mois de décembre.

 

1.6 – Arrangements bancaires

 

Les opérations bancaires de l’organisation seront traitées avec la banque, société de fiducie, caisse de crédit ou autre entreprise ou société exerçant une activité bancaire au Canada que le conseil d’administration désignera, nommera ou autorisera par résolution, selon les besoins. Les opérations bancaires seront effectuées par un ou des officiers de l’organisation et/ou toute autre personne que le conseil désignera, ordonnera ou autorisera par résolution.

 

1.7 – États financiers annuels

 

L’organisation se doit de fournir des copies des états financiers annuels et des autres documents visés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi aux membres ainsi qu’au Directeur des corporations au plus tard à la date d’émission de l’avis de convocation de l’assemblée annuelle des membres. La distribution aux membres aura normalement lieu par voie électronique. La distribution aux membres ne pouvant recevoir de documents par voie électronique se fera par courrier.

 

Partie II - Adhésion

 

2.1 – Conditions d’adhésion

                                                           

Sous réserve des statuts, il n’y a qu’une catégorie de membres au sein de l’organisation. L’adhésion à l’organisme est réservée aux individus et à certaines organisations intéressées à promouvoir les objectifs de l’organisme, qui ont soumis une demande d’adhésion en bonne et due forme et qui ont été reçus comme membres actifs de l’organisation par une résolution du conseil. Chaque membre sera en droit d’être avisé, de prendre part et de voter à toutes les assemblées des membres de l’organisation. L’appellation « membre » comprend quatre groupes distincts:

 

a.         Les membres individuels. Les membres individuels sont des personnes ayant manifesté de l’intérêt pour la mission de l’organisation, soumis une demande d’adhésion complète ayant été acceptée par le conseil et qui ont acquitté leurs frais annuels d’adhésion. Sauf en cas de suspension de leur adhésion, chaque membre individuel peut exprimer son droit de vote pendant une assemblée des membres;

 

b.         Les membres institutionnels. Les membres institutionnels sont des musées ou des organisations connexes principalement, mais pas toujours, en dehors du ministère de la Défense nationale, Canada, qui partagent les objectifs de l’organisme, possèdent une collection identifiable et organisée d’artéfacts militaires exposés, sont ouverts au public au moins une partie d’une journée par semaine ou plus selon leurs capacités, ont soumis une demande d’adhésion complète ayant été acceptée par le conseil et acquitté leurs frais annuels d’adhésion. Sauf en cas de suspension de leur adhésion, chaque membre institutionnel peut exprimer son droit de vote pendant une assemblée de membres;

 

c.         Les membres à vie. Les membres à vie sont des personnes qui ont, depuis la création de l’organisation en 1967, contribué de façon importante à l’OMMC en tant que membres individuels, représentants d’institutions-membres ou de musées des FAC ou encore dans le cadre d’autres fonctions et que l’organisation a choisi d’honorer en leur décernant une adhésion à vie. L’attribution d’une adhésion à vie est déterminée à la seule discrétion du conseil et approuvée par résolution. Sauf en cas de suspension de leur adhésion, chaque membre à vie peut exprimer son droit de vote pendant une assemblée des membres, et;

 

d.         Les membres étant des musées des Forces armées canadiennes (FAC). Les musées appartenant au ministère de la Défense nationale du Canada qui sont opérés sous la direction des Forces armées canadiennes et qui sont accrédités comme des musées militaires par la Direction - Histoire et patrimoine au quartier général de la Défense nationale, Ottawa sont désignés comme des musées militaires. Les frais d’adhésion des musées des FAC sont payés par le Directeur d’Histoire et patrimoine. Les musées des FAC opèrent sur des sites militaires. Chaque musée des FAC peut désigner un représentant ayant droit de vote lors des assemblées des membres.

 

Le conseil n’est pas tenu d’accepter une demande d’adhésion de la part d’un potentiel membre individuel ou institutionnel. L’acceptation de telles demandes d’adhésion est à la seule discrétion du conseil. Ce règlement ne peut être changé que par le biais d’une résolution spéciale à cet effet pendant une assemblée des membres.

 

2.2 – Demandes d’adhésion et de renouvellement d’adhésion

 

Le conseil d’administration établira les règles et procédures liées aux demandes d’adhésion à l’OMMC de personnes souhaitant devenir des membres individuels ou institutionnels ainsi qu’aux demandes de renouvellement d’adhésion de membres individuels et institutionnels. Les adhésions à vie ne seront décernées que par le conseil. Les musées de FAC deviennent automatiquement des musées membres de l’OMMC lorsqu’ils reçoivent leur accréditation.

 

2.3 – Gestion des adhésions et de l’inscription des membres

 

Le secrétaire est responsable de la gestion des adhésions au sein de l’OMMC. Le secrétaire tient le registre des membres tel que prescrit dans la section 21 de la Loi. Tout membre désirant consulter le registre des membres se doit prendre connaissance des sections 21 et 23 de la Loi avant de consulter le secrétaire. La consultation du registre ne se fera qu’au siège social de l’organisation. Le membre demandant à consulter le registre devra acquitter tous les frais liés à la consultation des documents, y compris, sans s’y limiter les frais de transport et d’hébergement.

 

2.4 – Transferts d’adhésion

 

L’adhésion à l’OMMC n’est pas transférable. Les membres souhaitant changer le type d’adhésion doivent consulter le secrétaire. Ce règlement ne peut être changé que par le biais d’une résolution spéciale à cet effet pendant une assemblée des membres.

 

2.5 – Frais d’adhésion

 

Les frais d’adhésion seront déterminés sur une base annuelle par résolution du conseil d’administration. Les frais peuvent varier en fonction du groupe auquel appartient le membre, mais cette différence n’a pas d’incidence sur le droit de tout membre de recevoir les documents transmis aux membres, de participer, prendre la parole et voter à n’importe quelle assemblée des membres ainsi que de faire toute autre action permise aux membres en vertu de la Loi.

 

2.6 – Résiliation d’adhésion

 

L’adhésion à l’OMMC est résiliée quand:

 

  • Un membre individuel ou un membre à vie décède, ou, dans le cas d’un membre institutionnel, lorsque l’institution est fermée, ou;

 

  • Un membre individuel, institutionnel ou à vie résille son adhésion en faisant parvenir un avis écrit de résiliation au secrétaire. La résiliation prendra effet à la date spécifiée dans l’avis de résiliation. Si aucune date n’est spécifiée dans l’avis, la résiliation est considérée comme prenant effet à la date que l’avis a été reçu par le secrétaire, ou;

 

  • Un membre individuel, institutionnel ou à vie est expulsé conformément au statut 2.7, ou;

 

  • L’adhésion d’un membre individuel ou institutionnel arrive à échéance sans avoir été renouvelée, ou;

 

  • Un musée des FAC est fermé, ou;

 

  • L’OMMC est liquidée ou dissoute en vertu de la Loi.

           

Sous réserve des statuts, à la résiliation de toute adhésion, les droits du membre, incluant tout droit appartenant à l’organisme, cessent automatiquement d’exister.

 

2.7 – Mesures disciplinaires

 

Le conseil peut, à sa seule discrétion, suspendre ou expulser tout membre individuel ou à vie, représentant d’un membre institutionnel ou d’un musée militaire membre de l’organisation pour n’importe(s) quel(s) des motifs suivants :

 

  • Violation de toute disposition du Statut, des statuts ou autre politique écrite de l’organisation jetant le discrédit sur l’OMMC;

 

  • Adoption de tout comportement pouvant porter préjudice à l’organisation, tel que déterminé à la seule discrétion du conseil, ou;

 

  • Pour toute autre raison que le conseil, à sa seule discrétion, jugera raisonnable en prenant en fonction des objectifs de l’organisation.

 

Dans l’éventualité que le conseil décide de suspendre ou de révoquer l’adhésion à l’organisation d’un membre individuel, institutionnel ou à vie, le président, ou tout autre officier désigné par le conseil, enverra trente (30) jours au préalable un avis de suspension ou d’expulsion écrit au membre expliquant les raisons derrière la suspension ou l’expulsion proposée. Le membre peut faire parvenir au président ou à tout autre officier désigné par le conseil un plaidoyer écrit dans une période de trente (30) jours suivant la réception de l’avis. Dans l’éventualité qu’aucun plaidoyer n’ait été reçu par le président, le président ou tout autre officier désigné par le conseil peut aviser le membre que son adhésion à l’organisme a été suspendue ou révoquée. Si un plaidoyer est reçu en vertu des présents statuts, le conseil prendra en considération les documents soumis pour en arriver à une décision finale et le président avisera le membre de la décision en question à l’intérieur d’un délai de trente (30) jours suivant la date de réception du plaidoyer. La décision du conseil sera définitive et sera imposée au membre sans aucun recours supplémentaire. Le conseil avisera les membres de l’OMMC de toute suspension ou expulsion.

 

Si le conseil détermine qu’un représentant d’un musée des FAC devrait être suspendu ou expulsé si il ou elle est un membre individuel, institutionnel ou à vie, le conseil fournira au commandant de l’unité des FAC opérant ledit musée les raisons qui ont justifié une telle décision.

 

Lorsqu’une période de suspension prend fin, la personne suspendue récupère le même statut de membre de l’OMMC que celle qu’elle possédait avant sa suspension.

 

2.8 – Rétablissement du statut de membre

 

Un ancien membre peut demander le rétablissement de son statut de membre. La demande sera étudiée par le conseil d’administration à sa prochaine rencontre. L’acception ou le refus de la demande est laissée à la seule discrétion du conseil d’administration.

 

 

Partie III – Assemblées des membres

 

3.1 – L’assemblée générale des membres:

 

  • L’assemblée générale des membres de l’OMMC se tiendra chaque année entre le 2 janvier et le 30 juin à la date et à l’endroit désigné par le conseil d’administration et;

 

  • Le président présidera l’assemblée générale des membres. Dans l’éventualité de l’absence, de l’incapacité ou du refus du président d’assumer cette fonction, le vice-président assumera les responsabilités du président pour la durée de l’assemblée. Dans l’éventualité de l’absence,

de l’incapacité ou du refus du vice-président d’assumer cette fonction, le secrétaire présidera l’assemblée.

 

3.2 – Assemblée générale extraordinaire des membres de l’OMMC sera tenue

 

  • Une assemblée générale extraordinaire des membres sera convoquée à la demande du conseil d’administration à la date et à l’endroit désigné par celui-ci;

 

  • Le président convoquera une assemblée générale extraordinaire des membres à la demande écrite d’au moins cinq pourcent (5%) des membres ayant droit de vote dans les soixante (60) jours suivant la réception de ladite demande à son bureau ou au siège social de l’organisation. La demande devra énoncer la question à l’ordre du jour de la rencontre et devra être acheminée à tous les directeurs ainsi qu’au siège social de l’OMMC; et

 

  • La question à l’ordre du jour discutée lors de l’assemblée générale extraordinaire des membres sera énoncée dans l’avis de convocation de l’assemblée et aucune autre question de sera abordée dans le cadre de cette assemblée.

 

3.3 – Avis de convocation

 

Chaque membre ayant un droit de vote se verra envoyé un avis de convocation spécifiant la date, le lieu et l’heure de l’assemblée générale des membres au moins trente, mais pas plus de soixante jours avant la journée à laquelle l’assemblée doit être tenue. L’avis sera normalement acheminé par voie électronique. L’avis sera envoyé par voie postale aux membres ne pouvant recevoir de documents par voie électronique. L’avis sera aussi dévoilé à l’expert-comptable de l’OMMC ainsi qu’au chef du personnel des musées militaires de Direction d’Histoire et patrimoine, aux quartiers généraux de la Défense nationale, à Ottawa. La méthode d’acheminement de l’avis de convocation aux membres ne sera changée que sur résolution spéciale lors d’une assemblée des membres.

 

3.4 – Personnes autorisées à assister aux assemblées des membres

 

Les seules personnes autorisées à être présentes lors des assemblées des membres (générales ou extraordinaires) sont les membres ou les représentants des membres ayant droit de voter à l’assemblée (le droit s’applique aux membres dont l’adhésion est valide), les directeurs, l’expert-comptable de l’OMMC et toute autre personne ayant droit ou devant être présente aux assemblées en vertu de la Loi, du Règlement, du Statut ou des présents statuts. Toute autre personne peut être admise seulement à l’invitation du président de l’assemblée ou par une résolution ordinaire des membres.

 

3.5 - Quorum

 

Lors de n’importe quelle assemblée générale ou extraordinaire des membres, 10 pourcents (10%) des membres ayant droit de voter à l’assemblée, tel que vérifié par le secrétaire au début de la rencontre, constituent un quorum. S’il y a quorum à l’ouverture d’une assemblée de membres, les membres présents peuvent procéder à l’ordre du jour même si le quorum n’est pas présent pendant toute la durée de l’assemblée.  

 

3.6 – Participation par voie électronique aux assemblées des membres (générales ou extraordinaires)

 

La participation aux assemblées des membres de l’OMMC ne se fera pas par téléphone ou par autre moyen de communication électronique.

 

3.7 – Vote par procuration

 

  • Tout membre ayant droit de voter peut être représenté par procuration aux assemblées annuelles ou extraordinaires des membres par un autre membre, à condition que cette procuration soit rédigée sur le formulaire à cet effet fourni par le secrétaire. Le formulaire de procuration de l’OMMC sera placé en pièce jointe à l’avis de convocation;

 

  • La procuration doit être signée par le membre ayant droit de voter qui donne la procuration ainsi que par le membre qui reçoit la procuration. La procuration ne sera valide que pour la durée de l’assemblée pour laquelle il fut délivré ou pour tout ajournement de cette assemblée;

 

  • Des avis de procuration doivent être complétés par télécopieur, par voie postale ou par voie électronique via un fichier-joint ayant un attachement de type portable document format (.pdf) au siège social de l’OMMC au plus tard sept (7) jours avant la journée à laquelle l’assemblée est prévue;

 

  • Le détenteur d’une procuration doit montrer le formulaire au comptoir d’inscription de l’assemblée annuelle des membres pour recevoir la carte de vote de l’émetteur de la procuration; et

 

  • En vertu du paragraphe 197(1) (Changement fondamental) de la Loi, une résolution spéciale des membres réunis à une assemblée générale des membres est requise pour effectuer tout changement à ce statut.

 

3.8 – Vote aux assemblées des membres

 

Les membres de l’OMMC dont l’adhésion est valide ont le droit de voter aux assemblées des membres. Sauf stipulation expresse à l’effet contraire, une majorité des membres présents en personne ou représentés par procuration sont habiletés à accomplir tous les actes prescrits lors de telles assemblées. Le vote lors d’assemblées de membres s’effectuera par le biais de carte de vote. En cas d’égalité des votes sur toute question nécessitant un vote, le président de l’assemblée a un second vote ou un vote prépondérant.

 

Partie IV - Directeurs

 

4.1 – Composition du conseil d’administration

 

Le conseil d’administration est composé de neuf membres de l’OMMC élus comme directeurs lors d’une assemblée générale des membres. Les élections des directeurs seront échelonnées de manière à assurer une continuité au sein du conseil. Le nombre de directeurs ne sera pas sujet à modification à moins qu’une résolution spéciale à cet effet ne soit adoptée lors d’une assemblée générale des membres.

 

4.2 – Devoirs et responsabilités du conseil d’administration

 

Les activités de l’OMMC sont régies par le conseil d’administration, qui supervise, contrôle et dirige toutes les activités de l’OMMC sauf les questions réservées par la Loi aux membres, à être traitées lors d’une assemblée des membres. Le conseil d’administration peut déléguer au conseil exécutif ou à un officier n’importe quel ou tous les pouvoirs, devoirs et prérogatives du conseil d’administration pouvant légalement être déléguées. Toute délégation des pouvoirs, devoirs et prérogatives du conseil d’administration au comité exécutif ou à un officier doit être arrêtée par résolution, confirmée par écrit et ajoutée aux politiques de l’OMMC s’y rapportant. Le conseil d’administration peut établir des politiques en cohérence avec la Loi, le Règlement, d’autres lois passées par le parlement du Canada lorsqu’applicable, le Statut and les présents statuts, comme bon lui semblera, pour guider les activités de l’OMMC. Ces politiques seront mises à la disponibilité de tous les membres.

 

[Pour clarifier les responsabilités premières des directeurs, la citation suivante est tirée de la Loi. Cette citation ne fait pas partie de ces statuts.]

« 148. (1) Les administrateurs et les dirigeants sont tenus, dans l’exercice de leurs fonctions d’agir avec intégrité et de bonne foi, au mieux des intérêts de l’organisation, ainsi qu’avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une personne prudente.

(2) Les administrateurs et les dirigeants sont tenus d’observer :

(a) la présente loi et les règlements;

(b) les statuts, les règlements administratifs et toute convention unanime des membres.

(3) Les administrateurs sont tenus de vérifier la légalité des statuts et de la déclaration d’intention de l’organisation.

(4) Sous réserve du paragraphe 170(5), aucune disposition d’un contrat, des statuts, des règlements administratifs ou d’une résolution ne peut libérer les administrateurs ou les dirigeants de l’obligation d’agir conformément à la présente loi et aux règlements ni des responsabilités découlant de cette obligation. »

 

4.3 - Mandat:

 

  • Les directeurs entreront en poste à la fin de l’assemblée générale des membres à laquelle ils ont été élus; et

 

  • Les directeurs sont élus pour un mandat de trois (3) ans et ne peuvent être en poste plus de trois (3) mandats consécutifs. Les directeurs souhaitant demeurer en poste une fois passé le délais des 9 années de service doivent se représenter aux élections à la fin de leur mandat. Les directeurs en poste depuis plus de 9 ans à la date d’entrée en vigueur de ces statuts sont tenus de compléter leur mandat en cours.

 

 

4.4 – Vacances parmi les directeurs

 

Une vacance au sein du groupe élargi des directeurs sera comblée par la nomination par le conseil d’administration d’un membre individuel ou d’un représentant d’un membre institutionnel ou d’un musée des FAC membre de l’OMMC, à moins que moins de six mois ne sépare la date de vacance de celle de l’assemblée générale des membres, sous réserve que l’OMMC, en tant qu’organisation ayant recours à la sollicitation, dispose d’au moins deux directeurs n’étant pas officiers de l’organisme. La personne ainsi nommée demeurera en poste pour le reste du mandat non-écoulé. Le conseil procédera aux nominations faites d’après ces statuts par résolution. La période de temps initiale à laquelle une personne nommée occupe un poste en raison d’une vacance (le mandat non-écoulé) sera exclue de la limite des neuf (9) années consécutives de service imposée aux directeurs.

[Voir statuts 7.2 ci-dessous pour la vacance des directeurs qui sont également officiers de l’OMMC.]

 

4.5 – Causes de la vacance des directeurs:

 

Le poste d’un directeur sera considéré comme vacant:

 

  • Si le directeur démissionne de son poste en remettant au président, vice-président ou au secrétaire de l’OMMC une lettre écrite de démission. La lettre de démission peut être délivrée personnellement, par la poste ou par voie électronique via un document ayant un attachement de type portable document format (.pdf). La démission prend effet à la date inscrite à l’avis de démission. Si aucune date n’apparait sur l’avis, la démission entrera en vigueur à la date de réception de l’avis par le président, le vice-président ou le secrétaire, selon le cas, ou;

 

  • Si le directeur est ou devient inadmissible comme membre du conseil d’administration conformément au paragraphe 126 de la Loi, ou;

 

  • Si le directeur est retiré de ses fonctions par l’adoption d’une résolution ordinaire lors d’une assemblée générale des membres, conformément au paragraphe 130 de la Loi, ou;

 

  • Au décès du directeur.  

 

4.6 – Rémunération des directeurs

 

Les directeurs ne seront pas rémunérés pour l’exercice de leurs fonctions de directeur. Les directeurs se feront rembourser les dépenses raisonnables occasionnées dans l’exercice de leurs fonctions au taux et conditions établis dans les politiques de l’OMMC. Ces taux et conditions ne devront pas excéder celles prescrites par le Conseil du trésor du Canada et pour la fonction publique du Canada et les FAC. Rien dans les présents statuts ne doit être interprété comme permettant à un directeur d’être dédommagé pour avoir fourni ses services à l’organisation de quelque manière que ce soit, sauf si un directeur occupe un poste de membre au sein d’un comité établi par le conseil.

 

4.7 – Indemnisations et assurances:

 

  • L’OMMC dégagera les actuels et anciens directeurs et officiers de toute responsabilité personnelle pour des actes commis en toute honnêteté et de bonne foi pour l’organisme dans la pleine mesure permise par la Loi;

  • L’OMMC contractera et maintiendra une assurance au bénéfice de tout actuel ou ancien officier, directeur ou toute autre personne agissant au nom de l’organisation contre toute responsabilité encourue par cette personne :

 

  • En qualité de directeur, d’officier ou d’agent de l’OMMC, sauf si la personne en question a omis d’agir avec intégrité et bonne foi au mieux des intérêts de l’OMMC; ou  

 

  • En qualité de directeur ou d’officier d’une autre personne morale alors qu’elle agit ou agissait à la demande de l’OMMC, sauf si la personne en question a omis d’agir avec intégrité et bonne foi au mieux des intérêts de l’autre personne morale.

 

4.8 – Registre des directeurs

 

Le secrétaire maintient le registre des directeurs tel qu’exigé au paragraphe 21 de la Loi. Tout membre désirant avoir accès au registre des directeurs doit prendre connaissance des paragraphes 21 et 23 de la Loi puis consulter le secrétaire. La consultation du registre ne se fera qu’au siège social de l’organisation. Le membre demandant à consulter le registre devra acquitter tous les frais liés à la consultation des documents, y compris, sans s’y limiter, les frais de transport et d’hébergement.

 

Partie V – Assemblée des directeurs

 

5.1 – Réunion des directeurs et avis de convocation

 

  • Le conseil d’administration se rencontrera après l’assemblée générale des membres de l’OMMC pour nommer les officiers de l’OMMC pour la période prenant fin à la clôture de l’assemblée générale des membres suivante;

 

  • Le conseil d’administration se rencontrera au moins trois fois chaque année entre les assemblées générales des membres à l’heure, la date et l’endroit désigné par le président, qui préside le conseil. Un avis de convocation sera émis au moins 72 heures avant l’heure de début prévue de la rencontre. Cet avis peut être acheminé par téléphone ou par voie électronique;

 

  • Il est d’usage à l’OMMC que les directeurs puissant participer à une réunion de directeurs ou à un conseil d’administration par téléphone ou par voie électronique permettant à tous les participants de communiquer adéquatement pendant la rencontre. Un directeur prenant part à la rencontre par de tels moyens est considéré comme étant présent à la réunion.

 

5.2 – Réunion extraordinaire des directeurs

 

Le président, ou en son absence, incapacité ou refus d’agir, le vice-président, convoquera une réunion extraordinaire du conseil d’administration à l’heure, la date et l’emplacement spécifié dans une demande écrite formulée par le tiers des directeurs en poste. La question à l’ordre du jour de la réunion extraordinaire sera indiquée dans l’avis de convocation et aucune autre question ne pourra être adressée pendant la rencontre. En cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir du vice-président, le secrétaire convoquera la réunion.

 

5.3 – Quorum pour la réunion des directeurs

 

À n’importe quelle réunion du conseil d’administration, le quorum représente une simple majorité de ceux ayant droit de participer à la rencontre et de voter. Les directeurs présents qui déclarent un conflit d’intérêt à n’importe quel item à l’ordre du jour seront tout de même comptabilisés pour constituer le quorum.

 

5.4 – Vote lors de la réunion des directeurs

 

Seuls les directeurs présents à une rencontre du conseil d’administration peuvent voter pendant ladite rencontre. En cas d’égalité des voix, le président, ou en son absence, incapacité ou refus d’agir, le vice-président, aura un second vote ou un vote prépondérant. Le vote par procuration n’est pas permis aux réunions des directeurs.

 

5.5 – Conflits d’intérêts des directeurs

 

Un directeur reconnaissant être en conflit d’intérêts par rapport à n’importe quel item à l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration devra déclarer ce conflit d’intérêt au début de la réunion et ne pourra participer de quelque façon que ce soit à la rencontre lorsque cette question sera traitée.

 

Partie VI - Nomination et élection des directeurs

 

6.1 – Nomination et composition du comité des mises en candidature

 

Le conseil d’administration désignera un comité des mises en candidatures composé de trois membres dont au moins un directeur, généralement le secrétaire, qui présidera le comité, ainsi qu’au moins n’étant pas un directeur. Le membre du comité n’étant pas un directeur sera élu par les membres lors de l’assemblée générale des membres pour l’année suivante. Le comité se rapportera aux membres à l’assemblée générale des membres.

 

6.2 – Devoirs du comité de mises en candidature

 

Les devoirs du comité de mises en candidature sont:

 

  • Déterminer, en janvier ou février de chaque année, le nombre de directeurs en poste dont le mandat est sur le point de prendre fin désirant rester en poste, désirant quitter leur poste de directeur à la fin du mandat en cours, ou dont la période de service doit prendre fin après la prochaine assemblée générale des membres parce que la limite globale du temps de service en tant que directeur a été atteinte;

             

  • Délivrer annuellement un avis de convocation du corps électoral à tous les membres avant le 1er mars. L’avis devra indiquer le nombre de positions de directeur à être comblées par élection à la prochaine assemblée générale des membres, indiquer le nombre de positions d’officier qui deviendront vacantes à la fin de la prochaine assemblée générale des membres, inclure le formulaire de mise en candidature ainsi que les instructions pour remplir le formulaire et indiquera la date limite à laquelle les formulaires de mise en candidature complétés devront être renvoyés au secrétaire/président du comité. Toutes les mises en candidature doivent être signées par le candidat et par deux proposants;    

 

c.         Examiner les candidatures reçues pour s’assurer que toutes les informations requises ont été fournies et que le candidat et ses deux proposants sont:

 

  • des membres individuels dont les frais d’adhésion annuels ont été acquittés; ou

 

  • des représentants de membres institutionnels dont les frais d’adhésion annuels ont été acquittés; ou

 

  • des représentants de musées des FAC dont les frais d’adhésion annuels ont été acquittés par le ministère de la Défense nationale.

 

  • Renvoyer les candidatures ne respectant pas les exigences requises à l’expéditeur avec explication appropriée;

 

  • Informer le conseil d’administration lorsqu’un nombre suffisant de candidatures complètes ont été soumises pour combler tous les postes vacants de directeurs anticipés;

 

  • Demander au comité exécutif l’autorisation de prolonger la période de mise en candidature si un nombre insuffisant de candidatures ont été reçues;

 

  • Inclure dans l’avis de convocation de l’assemblée annuelle des membres une liste des noms des membres formellement mis en candidature pour la période et le poste pour lesquelles les membres en question ont soumis leur candidature comme officiers de l’OMMC; et

 

h.         Présenter le rapport du comité de mises en candidature aux membres à l’assemblée annuelle des membres.

 

6.3 – Mises en candidature sur proposition verbale

 

Après que le comité de mises en candidature ait remis son rapport, l’officier veillant au déroulement des élections demandera une fois aux membres de soumettre des candidatures sur proposition verbale. Toute personne mise en candidature sur proposition verbale doit être présente à l’assemblée, doit être un membre en règle de l’OMMC, doit être proposé par deux membres en règle de l’OMMC, ne doit pas être inéligible à la fonction de directeur tel que prévu au paragraphe 126 de la Loi et doit accepter de remplir les fonctions de directeur s’il est élu.

 

6.4 – Présentation des candidats

 

L’officier veillant au déroulement des élections invitera tous les candidats à se présenter brièvement aux membres de l’assemblée.

 

6.5 – Élection par acclamation

 

Quand le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes vacants de directeurs, l’officier veillant au déroulement des élections déclarera tous les candidats élus par acclamation.

 

6.6 – Élection par scrutin secret

 

Quand le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes vacants de directeurs, l’officier veillant au déroulement des élections distribuera des bulletins de vote à tous les membres éligibles ayant droit de voter et expliquera comment compléter et plier les bulletins. Tous les bulletins seront pliés et déposés dans les boîtes qui auront été montrées comme étant vides par l’officier veillant au déroulement des élections préalablement à la distribution des bulletins de vote. Les bulletins seront comptabilisés dans la salle de l’assemblée par trois scrutateurs, dont un scrutateur en chef, présélectionnés à cette fin parmi les membres. Une fois le décompte complété, le scrutateur en chef remettra à l’officier veillant au déroulement des élections un formulaire résumant le nombre total de bulletins de vote présents dans les boites de scrutin, le nombre de votes annulés et le nombre de votes reçus par chaque candidat. Les candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes seront proclamés élus par le président jusqu’à ce que tous les postes vacants de directeurs aient été comblés.

 

6.7 – Destruction des bulletins de vote

 

Il sera prévu à l’ordre du jour qu’une fois l’élection complétée, l’assemblée devra passer une résolution ordinaire autorisant la destruction des bulletins de vote et de la feuille comprenant le résumé du vote.

 

Partie VII - Officiers

 

7.1 – Nomination des officiers

 

Les officiers de l’OMMC sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Tous les officiers de l’OMMC sont des directeurs de l’organisation. Le conseil d’administration nommera les officiers lors de la réunion ayant lieu immédiatement après l’assemblée générale des membres. Le conseil indiquera les devoirs des officiers, remplacera des officiers si nécessaire pendant la période précédant la prochaine assemblée générale des membres et, sous réserve de la Loi, peut déléguer aux officiers l’autorité nécessaire pour assurer la gestion de l’OMMC. Aucun membre ne pourra détenir deux postes d’officier sauf le secrétaire, qui pourra agir à titre de vice-président si ledit poste sera vacant pour moins de six mois avant la tenue de la prochaine assemblée a générale des membres, ou si le président est temporairement absent d’une assemblée générale ou extraordinaire des membres.   

 

7.2 – Vacances parmi les officiers

 

Une vacance aux postes de président, secrétaire ou trésorier sera comblée par le conseil d’administration promptement par nomination d’un des directeurs alors en poste. Une vacance au poste de vice-président trésorier sera comblée par le conseil d’administration promptement par nomination d’un des directeurs alors en poste sauf si moins de six mois séparent la date de vacance de celle de la prochaine assemblée annuelle des membres. Le secrétaire agira à titre de vice-président durant cette période de vacance du poste.

 

7.3 - 4.5 – Causes de la vacance des officiers:

 

Le poste d’un officier sera considéré comme vacant:

 

  • Si l’officier démissionne de son poste en remettant au président, vice-président ou au secrétaire de l’OMMC une lettre écrite de démission. La lettre de démission peut être délivrée personnellement, par la poste ou par voie électronique via un document ayant un attachement de type portable document format (.pdf). La démission prend effet à la date inscrite à l’avis de démission. Si aucune date n’apparait sur l’avis, la démission entrera en vigueur à la date de réception de l’avis par le président, le vice-président ou le secrétaire, selon le cas. Une démission en tant qu’officier ne signifie pas automatiquement que le membre démissionne de son poste de directeur; ou

 

  • Si l’officier est ou devient inapte à exercer les fonctions de directeur conformément au paragraphe 126 de la Loi; ou

 

  • Si l’officier est retiré de ses fonctions par le conseil d’administration par résolution; ou

 

  • Au décès de l’officier.  

 

7.4 – Devoirs de l’officier

 

Les devoirs des officiers seront énoncés par écrit pas le conseil d’administration, comprises dans les politiques de l’OMMC à cet effet et seront amendées par le conseil si nécessaire. Tout officier reconnaissant qu’un aspect de ses devoirs puisse le placer en conflit d’intérêt devra immédiatement aviser le président de la situation.

 

 

7.5 - Mandat

 

Les officiers resteront en poste pendant un an ou jusqu’à ce que leur successeur soit élu ou nommé. Un officier peut être renommé à n’importe quel poste d’officier.

 

7.6 – Registre des officiers

 

Le secrétaire maintient le registre des officiers tel qu’exigé au paragraphe 21 de la Loi. Tout membre désirant avoir accès au registre des officiers doit prendre connaissance des paragraphes 21 et 23 de la Loi puis consulter le secrétaire. La consultation du registre ne se fera qu’au siège social de l’organisation. Le membre demandant à consulter le registre devra acquitter tous les frais liés à la consultation des documents, y compris, sans s’y limiter, les frais de transport et d’hébergement.

 

Partie VIII - Comités

 

Le conseil d’administration peut créer les comités qu’il juge nécessaires. Chaque comité comprendra au moins un directeur et peut inclure des membres n’étant pas directeurs ainsi que, avec l’assentiment du conseil, des personnes non-membres. Les membres des comités ne seront pas rémunérés pour leur travail en tant que membre de comité, mais se verront remboursés les dépenses raisonnables occasionnées dans l’exercice de leurs fonctions au taux et conditions établis dans les politiques de l’OMMC. Le quorum lors d’une rencontre d’un comité consiste en une simple majorité de membres dudit comité présents à la rencontre. Le vote par procuration ne sera pas permis lors des réunions des comités.

 

Partie IX – L’OMMC en tant qu’organisme de bienfaisance du Canada

 

9.1 – Responsabilité de conserver le statut d’organisme de bienfaisance

 

Les directeurs doivent maintenir le statut d’organisme de bienfaisance conformément aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada et les règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

 

9.2 - Dons

 

En tant qu’organisme de bienfaisance enregistré, l’organisation peut recevoir directement des dons en nature ou en argent. Les dons en nature peuvent comprendre des fonds d’investissement. Les directeurs, à leur seule discrétion, assureront la gestion de ces investissements, leur maintien, incluant la conversion des fonds en argent, de manière à servir du mieux possible les intérêts de l’OMMC. Les dons en nature n’étant pas de nature financière seront gérés par les directeurs de la manière qu’ils jugeront appropriée, incluant la conversion en argent.

 

9.3 – Reçus pour dons

 

L’organisme émettra des reçus pour fin d’impôts pour tous les dons reçus dont la valeur monétaire est supérieure à un seuil à être établi par résolution des directeurs. Les reçus de donation pour fin d’impôts prendront la forme prescrite par l’ARC et seront émis en conformité avec les règlements de l’ARC. Lorsqu’applicable, les reçus rencontreront aussi les exigences de Revenu Québec.

 

Partie X – Emprunt des pouvoirs

 

Le conseil d’administration peut, sans autorisation à cet effet des membres:

 

  • Emprunter de l’argent sur le crédit de l’OMMC;

 

            b.         Offrir une garantie financière au nom de l’OMMC.

 

Partie XI – Expert-comptable

 

Un expert-comptable sera nommé chaque année lors de l’assemblée générale des membres tel qu’exigé par la Loi pour un organisme à but non lucratif qui est aussi une organisation ayant recours à la sollicitation. L’expert-comptable se verra demander de produire chaque année pour la 30 avril les états financiers annuels vérifiés de l’organisme et de fournir son opinion sur la situation financière de l’organisme à la fin de l’année financière ayant pris fin le 31 décembre précédent. L’expert-comptable est en droit d’être avisé de la tenue d’une assemblée générale des membres et d’être présent à l’assemblée. L’expert-comptable se verra fournir une copie du Statut et des présents statuts ainsi que tout amendement effectué par la suite, de même que des copies de toutes les politiques que l’OMMC, des minutes de l’assemblée générale des membres ainsi que les minutes des réunions du conseil d’administration. Si l’expert-comptable démissionne au cours de l’année pour laquelle il est en fonction, le conseil nommera un expert-comptable remplaçant qui sera en fonction jusqu’à la prochaine assemblée générale des membres. Le conseil avisera les membres de tout changement de l’expert-comptable.

 

Partie XII – Nullité d’une des dispositions des statuts

 

La nullité ou l’inapplicabilité de toute disposition de ces statuts n’affectera pas la validité ou l’applicabilité des autres dispositions de ces statuts.

 

Partie XIII - Omissions et erreurs

 

L’omission accidentelle de fournir un avis à tout membre, directeur, officier, membre d’un comité ou à l’expert-comptable, ou la non-réception de tout avis par les personnes mentionnées ci-haut, lorsque l’avis a été émis conformément avec les statuts en utilisant les moyens de communication normalement efficaces pour distribuer ce genre d’avis, out toute erreur dans ledit avis n’en affectant pas la teneur, n’invalidera pas toute action prise à la rencontre dont il était question dans l’avis ou qui découlait de celui-ci.

 

Partie XIV – Propositions des membres

 

La Loi, paragraphe 163, prévoit que tout membre ayant le droit de voter à une assemblée des membres puisse soumettre une proposition sur n’importe quelle question en lien avec l’organisation pouvant être traitée lors d’une assemblée des membres. Tout membre souhaitant soumettre une proposition à l’étude lors de la prochaine assemblée générale des membres devra consulter le secrétaire dans une période de 90 à 150 jours avant le premier anniversaire de le plus récente assemblée générale des membres.

 

Partie XV – Le Statut, son amendement et la date d’entrée en vigueur des amendements

 

Le Statut de l’organisation ne peut être changé que par résolution spéciale lors d’une assemblée générale des membres. Les détails de la résolution spéciale seront indiqués dans l’avis de convocation convoquant l’assemblée. Un membre ayant le droit de voter à une assemblée générale des membres peut, tel qu’énoncé au paragraphe 198 de la Loi, soumettre une proposition pour amender le Statut ou tout autre article énoncé au paragraphe 197(1) « Modification de structure » de la Loi. Un membre désirant soumettre une proposition pour amender le Statut ou proposer toute autre modification fondamentale doit consulter le secrétaire conformément à la Partie XIV de ces statuts. Une modification au Statut, si approuvée par une résolution spéciale lors d’une assemblée générale des membres, sera présentée au Directeur des corporations. Le Directeur émettra un certificat de modification. La date inscrite au certificat de modification est la date d’entrée en vigueur des modifications du Statut.

 

Partie XVI – Les statuts, leur amendement et la date d’entrée en vigueur des amendements

 

16.1     Sous réserve du Statut, le conseil d’administration peut, par résolution, créer de nouveaux statuts, amender ou abroger n’importe quel statut réglementant les activités ou affaires de l’OMMC, sauf les statuts ne pouvant être altérés que par résolution spéciale lors d’une assemblée générale des membres. Le conseil avisera promptement tous les membres de l’ajout, de l’amendement ou de l’abrogation de tout statut par les moyens de communication établis avec chaque membre.

 

16.2     L’ajout, l’amendement ou l’abrogation de tout statut entrera en vigueur à la date de la résolution des directeurs jusqu’à la prochaine assemblée des membres, à l’occasion de laquelle l’ajout, l’amendement ou l’abrogation de tout statut sera confirmé, rejeté ou amendé par les membres par une résolution ordinaire.

 

16.3     Si l’ajout, l’amendement ou l’abrogation de tout statut est accepté par les membres assemblés sans modification, son entrée en vigueur à la date de sa création, de son amendement ou de son abrogation par les directeurs sera confirmée.

 

16.4     Si l’ajout, l’amendement ou l’abrogation de tout statut n’est pas accepté par les membres assemblés, cette action du conseil d’administration est annulée.

 

16.5     Si l’ajout, l’amendement ou l’abrogation de tout statut est modifié par les membres assemblés, celui-ci sera confirmé dans sa version amendée comme ayant pris effet à la date de l’assemblée des membres en question.

 

16.6     L’ajout, l’amendement ou l’abrogation d’un statut cessera de prendre effet s’il n’est pas soumis aux membres à l’assemblée des membres suivant sa création, son amendement ou son abrogation par le conseil.

16.7     Le paragraphe 153(6) de la Loi prévoit que tout membre ayant droit de voter à une assemblée générale des membres puisse, tel que prévu dans le paragraphe 163 de la Loi, soumettre une proposition visant à ajouter, amender ou abroger un statut. Un membre désirant soumettre une proposition doit consulter le secrétaire tel que prévu dans la Partie XIV de ces présents statuts.

 

16.8     L’organisation fournira une copie de tout statut ajouté, amendé ou abrogé au Directeur des corporations dans les six mois suivant l’approbation des membres de la modification proposée des statuts.

 

16.9     L’organisation fournira une copie de tout statut ajouté, amendé ou abrogé à la direction des organismes de bienfaisance de l’Agence des revenus du Canada dans les six mois suivant l’approbation des membres de la modification proposée des statuts.

           

Partie XVII – La Loi prévaut toujours

 

L’ordre de préséance d’autorité est la Loi, les Règlements, le Statut et les présents statuts. Toutes les dispositions de la Loi ou des Règlements, même ceux n’étant pas énoncés dans le Statut et dans les présents statuts, demeurent en vigueur en tout temps.