NOTRE CONSTITUTION
STATUTS ET RÈGLEMENTS
L’Organisation des musées militaires du Canada, inc. / The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
L’OMMC est un organisme de bienfaisance enregistré au Canada sous le no 0965988-50.
LETTRES PATENTES
ATTENDU qu’une requête a été présentée en vue de la constitution d’une entité en société sous le nom de « L’Organisation des musées militaires du Canada, inc. / The Organization of Military Museums of Canada, Inc. ».
PAR CONSÉQUENT, le ministre de la Consommation et des Affaires commerciales, en vertu des pouvoirs que lui confère la Loi sur les corporations canadiennes, constitue en personne morale les requérants et toutes autres personnes qui pourront devenir membres de la société, conformément aux dispositions de ladite Loi. Un double de ladite requête est joint aux présentes et en fait partie. Date des lettres patentes – 20 juillet 1992.
DONNÉES sous le sceau officiel du ministre de la Consommation et des Affaires commerciales, pour le ministre de la Consommation et des Affaires commerciales.
Enregistrées le 11 août 1992, Sous-registraire général du Canada
Les soussignés demandent par la présente au ministre de la Consommation et des Affaires commerciales de leur octroyer une charte par lettres patentes en vertu des dispositions de la Partie II de la Loi sur les corporations canadiennes, constituant ainsi les soussignés, de même que les autres personnes qui pourront devenir membres de la société, en personne morale appelée :
L’Organisation des musées militaires du Canada, inc. / The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
Les soussignés se sont assurés que le nom sous lequel il est proposé de constituer l’entité en société n’est ni identique ni semblable à celui de toute autre entreprise, société, association ou firme existant ou exerçant son activité au Canada, ou constituée en société en vertu des lois du Canada ou d’une de ses provinces, ni ne ressemble suffisamment à un tel nom pour prêter à confusion, exception faite de la Military Engineers Museum Association of Montreal, qui a consenti à l’utilisation dudit nom, et qu’il ne s’agit pas d’un nom susceptible de soulever des objections pour des motifs d’ordre public.
Les requérants sont âgés d’au moins dix-huit ans et ont le droit de passer des contrats. Les nom, adresse et occupation de chacun des requérants sont les suivants :
Brenda E. Brownlee – conservatrice de musée
222, rue Jackson Ouest, app. 1403
Hamilton (Ontario) L8P 4S5
Francis J. Dunbar – consultant en gestion
219, Weybourne Court
Oakville (Ontario) L6K 2T7
David R. Ruddy – retraité
1390, av. des Pins, app. 7A
Montreal (Québec) H3G 1A8
Lesdits Brenda Brownlee, Francis Dunbar et David Ruddy sont les premiers administrateurs de la société.
La société a pour objectifs de préserver le patrimoine militaire du Canada en favorisant la création de musées militaires et en soutenant leurs opérations; d’assurer le perfectionnement du personnel des musées par des conférences, des discussions, des ateliers, des visites, des publications et des expositions; et de collaborer avec d’autres organismes publics et privés poursuivant des objectifs identiques ou similaires.
La société peut mener ses activités partout, au Canada et ailleurs.
Le siège social de la société est situé à Ottawa (Ontario).
Il est expressément convenu que, en cas de dissolution ou de liquidation de la société, le reliquat de tous ses biens après acquittement de ses obligations sera distribué à un ou à plusieurs organismes de bienfaisance enregistrés au Canada.
Les règlements de la société sont ceux qui sont déposés avec les demandes, jusqu’à ce qu’ils soient abrogés ou modifiés ou que des ajouts y soient faits.
La société se livre à ses activités sans avantage pécuniaire pour ses membres, et tout profit ou enrichissement de la société doit servir à promouvoir ses objectifs.
Fait à Ottawa
Dans la province de l’Ontario
ce 19e jour de juin 1992
Signé par : Brenda E. Brownlee
Signé par : Francis J. Dunbar
Signé par : David D. Ruddy
Règlement No. « A»
Règlement régissant l’organisation et l’administration de
The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
Article I - Nom
1.1 L’organisation porte le nom de :
The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
(désignée ci-après par le sigle « OMMC »).
Article II – Buts et objectifs
2.1 Préserver le patrimoine militaire du Canada en favorisant la création de musées militaires et en soutenant leurs opérations; assurer le perfectionnement du personnel des musées par des conférences, des discussions, des ateliers, des visites, des publications et des expositions; et collaborer avec d’autres organismes publics et privés poursuivant des objectifs identiques ou similaires.
2.2 Le comité exécutif prend les moyens qu’il juge appropriés pour réaliser ces buts et objectifs.
Article III - Membres
3.1 Toute personne ou organisation qui s’intéresse aux questions se rattachant aux buts et objectifs de l’OMMC peut en devenir membre ordinaire. Elle doit pour ce faire présenter une demande d’adhésion écrite au secrétaire, qui soumet cette demande à l’examen du comité exécutif. Une fois accepté, le membre a le droit d’assister à toutes les réunions de l’OMMC, de s’y faire entendre et d’y participer sans restriction. Chaque membre ordinaire a droit à une voix dans les assemblées générales annuelles ou extraordinaires.
3.2 Le comité exécutif peut accorder à une personne le statut de membre honoraire en reconnaissance d’une contribution particulière à l’OMMC; cette personne obtient ainsi le droit d’assister à toutes les réunions de l’OMMC et de s’y faire entendre.
3.3 Le comité exécutif n’est jamais tenu d’approuver une demande d’adhésion et a le droit, pour des motifs valables, de retirer son statut à un membre.
3.4En plus des catégories de membre ordinaire et de membre honoraire, le comité exécutif peut créer par règlement d’autres catégories de membres sans droit de vote s’il le juge nécessaire afin de promouvoir la réalisation des buts et objectifs de l’OMMC.
3.5 Tout membre qui souhaite se retirer de l’organisation doit faire parvenir une lettre de démission écrite à l’OMMC et déposer une copie de cette lettre auprès du secrétaire.
3.6 Les membres ne versent pas de cotisations, à moins de directive contraire du conseil d’administration.
Article IV – Administrateurs et dirigeants
4.1 Les activités de l’OMMC sont gérées par un conseil d’administration composé des dirigeants de l’OMMC et d’au plus cinq membres élus.
4.2 Les dirigeants de l’OMMC sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
4.3 Il y a, dans la mesure du possible, au moins quatre et au plus neuf administrateurs élus chaque année à l’échelle du pays.
4.4 Les dirigeants et administrateurs sont élus à l’occasion de l’assemblée générale annuelle pour un mandat d’un an, ou jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante.
4.5 Les dirigeants et administrateurs sont élus à la majorité simple, par vote à main levée. Il doit y avoir un vote secret si au moins cinq (5) membres en font la demande.
4.6 En cas de vacance parmi les dirigeants, les administrateurs peuvent nommer n’importe quel membre de l’OMMC pour combler le poste vacant jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante.
4.7 Les administrateurs, les dirigeants et les membres du comité exécutif ne sont pas rémunérés.
4.8 Les requérants présentant la demande de constitution en société deviennent les premiers administrateurs de l’OMMC; ils occupent leur mandat au conseil d’administration jusqu’à l’élection de leurs successeurs, au plus tard six mois après la date de la constitution en société.
4.9 Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président ou du vice-président, au moment et à l’endroit de son choix, à condition qu’un préavis écrit de quarante-huit (48) heures en soit donné, autrement que par la poste, à chacun de ses membres. Un avis de convocation est en outre envoyé par la poste au moins quatorze (14) jours avant la réunion. Une majorité simple des administrateurs (au moins deux) forme le quorum. Chaque administrateur détient une voix lors des votes.
4.10 Si tous les administrateurs y consentent, de façon générale ou pour une réunion en particulier, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d’un comité du conseil par téléconférence ou par un autre moyen de communication permettant à toutes les personnes présentes à la réunion de se voir les unes les autres, et l’administrateur qui participe à une réunion par un moyen de ce genre est considéré comme présent.
4.11 Un dirigeant ou un administrateur peut être démis de ses fonctions au cours d’une assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin, à condition que le renvoi proposé et les motifs de ce renvoi soient précisés dans l’avis de convocation.
Article V – Assemblées
5.1 L’assemblée générale annuelle de l’OMMC a lieu au Canada, à l’endroit et au moment fixés par le comité exécutif. Les membres peuvent décider de se réunir exceptionnellement à l’extérieur du Canada.
5.2 Une assemblée générale extraordinaire de l’OMMC peut avoir lieu à l’endroit et au moment que fixe le président après avoir reçu d’au moins vingt-cinq (25) membres une requête écrite en ce sens.
5.3 Pour les assemblées générales annuelles et les assemblées extraordinaires de l’OMMC, le quorum est de vingt (20) membres. Les décisions des membres se prennent par vote de la majorité à moins de disposition contraire dans la Loi ou les présents règlements.
5.4 Un préavis écrit est envoyé à chaque membre ayant le droit de vote quatorze (14) jours avant la tenue de toute assemblée générale annuelle ou extraordinaire. Les avis concernant toute assemblée où des affaires particulières doivent être examinées doivent contenir suffisamment d’information pour permettre aux membres de se faire une opinion éclairée sur la décision à prendre. Tout avis de convocation envoyé aux membres doit rappeler à ces derniers qu’ils ont le droit de voter par procuration.
5.5 Tout membre peut, par la voie d’une procuration écrite, nommer un autre membre de l’OMMC pour assister à une assemblée générale et y agir en son nom, de la manière et dans les limites précisées dans la procuration.
Article VI – Fonctions des dirigeants
6.1 Le président assume la direction générale de l’OMMC et est à ce titre responsable de sa gestion, conformément aux pratiques, aux procédures et aux directives établies par le comité exécutif, les lettres patentes ou les présents règlements.
6.2 Le vice-président remplace le président en son absence et s’acquitte de toute autre responsabilité que lui confie le président ou le comité exécutif.
6.3 Le secrétaire est le gardien des registres officiels de l’OMMC et en assure la tenue. Il établit ou fait établir le procès-verbal de toutes les réunions et assemblées, et s’acquitte de toute autre responsabilité que lui confie le président ou le comité exécutif.
6.4 Le trésorier est le gardien des fonds de l’OMMC; il tient des comptes exacts et complets des rentrées et des débours dans des livres appartenant à l’OMMC, et dépose tous les fonds et autres effets de valeur dans des institutions de dépôt désignées selon les besoins par le comité exécutif. Sur les instructions du comité exécutif, le trésorier débourse les fonds nécessaires pour payer les justes dettes de l’OMMC, et prépare des états financiers exacts et complets.
6.5 La banque de l’OMMC est choisie par le comité exécutif; il peut s’agir de n’importe quelle institution autorisée par la loi à accepter des dépôts et à effectuer des opérations bancaires.
Article VII - Comités
7.1 Les dirigeants de l’OMMC composent le comité exécutif, présidé par le président.
7.2 Le comité exécutif assume les pouvoirs que le conseil d’administration lui confie par résolution selon les besoins.
7.3 Le comité exécutif se réunit à l’endroit et au moment établis par les membres dudit comité, à condition qu’un préavis écrit de quarante-huit (48) heures en soit envoyé, autrement que par la poste, à chacun de ses membres. Un avis de convocation est en outre envoyé par la poste au moins quatorze (14) jours avant la réunion. Une majorité simple des membres de ce comité (au moins deux) forme le quorum.
7.4 Un dirigeant de la société qui est démis de ses fonctions (voir l’article 4.11) cesse aussitôt de siéger au comité exécutif.
Article VIII – Sceau de la société
8.1 Le sceau de l’OMMC, apposé dans la marge du présent document, est constitué du motif adopté par résolution par le conseil d’administration et porte la dénomination sociale de l’OMMC. Le secrétaire a la garde du sceau de la société et l’appose de la manière et dans les circonstances dictées par le conseil d’administration selon les besoins.
Article IX – Signature de documents
9.1 Aucun document, contrat ou autre instrument fait par écrit ne lie l’OMMC ou ne lui est applicable à moins d’avoir été signé par deux dirigeants, quels qu’ils soient, et d’avoir reçu le sceau de la société.
Article X - Protection des administrateurs et des dirigeants
10.1 Aucun administrateur ou autre dirigeant de l’OMMC ne saurait être tenu responsable des actes, quittances, négligences ou manquements de tout autre administrateur ou dirigeant ou de tout employé, ni de son propre assentiment à une quittance ou à un acte pour en assurer la conformité, ni des pertes, préjudices ou frais subis par l’OMMC en raison de l’insuffisance ou des lacunes de toute valeur mobilière dans laquelle des fonds appartenant à l’OMMC auraient été placés ou investis, ni des pertes ou préjudices découlant de la faillite, de l’insolvabilité ou de la conduite délictueuse de toute personne à qui auraient été confiés des fonds, des valeurs mobilières ou d’autres biens appartenant à l’OMMC, ni des pertes occasionnées par une erreur de jugement ou une omission, ni des conséquences des fonctions qu’il exerce dans le cadre de sa charge; il est cependant entendu qu’aucune disposition du présent règlement ne libère ledit administrateur ou dirigeant de l’obligation d’agir conformément à la Loi et à son règlemt d’application, ni des conséquences de tout manquement à ladite Loi et auxdits règlements, de sa propre négligence volontaire ou de ses propres erreurs.
Article XI - Indemnisation
11.1 Sous réserve des limites prévues dans la loi, l’OMMC indemnise tout administrateur ou dirigeant, tout ancien administrateur ou dirigeant, ses héritiers, exécuteurs et administrateurs, sa succession et ses représentants juridiques de tout coût, de toute charge et de toute dépense, y compris les montants versés pour régler un litige ou exécuter un jugement, découlant raisonnablement de toute mesure civile, pénale ou administrative à laquelle l’administrateur ou dirigeant est partie du simple fait qu’il est ou qu’il a été administrateur ou dirigeant de l’OMMC, si :
a. ledit administrateur ou dirigeant a agi en toute honnêteté et en toute bonne foi, dans le sens des meilleurs intérêts de l’OMMC;
b. dans le cas d’instances ou de poursuites pénales ou administratives débouchant sur une amende monétaire, ledit administrateur ou dirigeant avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.
11.2 L’OMMC indemnise également ces personnes en d’autres circonstances, selon ce qu’autorise ou requiert la loi.
Article XII – Modification des règlements
12.1 Les règlements de l’OMMC qui ne font pas partie intégrante des lettres patentes peuvent être abrogés ou modifiés par un nouveau règlement adopté par les administrateurs, à la majorité, lors d’une réunion du conseil d’administration et sanctionné par un vote affirmatif des deux tiers (2/3) des membres au moins, au cours d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner ledit règlement; il est cependant entendu que l’abrogation ou la modification du règlement en question ne peut être appliquée ou exécutée sans l’approbation du ministre de la Consommation et des Affaires commerciales.
12.2 Le secrétaire produit un exemplaire refondu des règlements lorsqu’un membre lui en fait la demande.
Article XIII - Règlements
13.1 Le conseil d’administration peut adopter, modifier et abroger, relativement à la gestion et au fonctionnement de l’OMMC, ainsi qu’à la conduite de ses réunions et assemblées, les règles, règlements ou ordres permanents qu’il juge nécessaires, dans la mesure où ils ne sont pas contraires au présent règlement.
Article XIV – Entrée en vigueur
14.1 Le présent règlement entre en vigueur sur réception de l’approbation du ministre de la Consommation et des Affaires commerciales.
Article XV – Dissolution
15.1 En cas de dissolution de l’OMMC, le reliquat de ses biens après acquittement de ses dettes et obligations est transféré à une ou à plusieurs organisations ayant des objectifs similaires ou connexes, à condition que ces organisations soient des « organismes de bienfaisance enregistrés » conformément à la définition de Revenu Canada.
Article XVI - Vérificateurs
16.1 Le trésorier présente lors de l’assemblée générale annuelle les comptes vérifiés de l’OMMC pour l’exercice financier précédent.
16.2 À chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur chargé de vérifier les comptes de l’OMMC qui leur seront présentés à l’assemblée annuelle suivante. Ce vérificateur demeure en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante, le conseil d’administration pouvant cependant combler entre-temps toute vacance occasionnelle au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil d’administration.
Article XVII – Exercice financier
17.1 L’exercice financier de l’OMMC est établi selon les besoins par le conseil d’administration.
Adopté le 13 juillet 1992
Comme en fait foi le sceau de l’OMMC
The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
Vice-président Secrétaire
Règlement No « B »
Règlement établissant le comité des candidatures de :
The Organization of Military Museums of Canada, Inc. .
Le comité des candidatures se compose de trois membres, à savoir un administrateur, un membre de la société élu par les membres à l’assemblée générale annuelle, ainsi que le président ou le vice-président sortant, ou encore, à défaut, un autre administrateur qui n’est pas un dirigeant de la société.
Le comité des candidatures a pour fonctions de présenter, lors de l’assemblée générale annuelle, une liste de personnes à nommer pour combler les vacances aux postes de dirigeants et de membres ordinaires du conseil d’administration.
Tout membre souhaitant être nommé à un poste de dirigeant ou d’administrateur doit être en règle pour l’année civile en cours; s’il représente une institution, celle-ci doit avoir acquitté sa cotisation pour l’année civile.
Par Francis J. Dunbar, secrétaire, le 7 août 1992
Modifié le 16 août 1999
Règlement No « C »
Règlement autorisant à faire affaire avec la Banque Royale du Canada pour les services bancaires de :
The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
[« Résolution bancaire » sous la forme généralement utilisée par la Banque Royale du Canada. Le directeur général en conserve une copie originale dans le registre principal des procès-verbaux, au siège social de la société.]
Note du secrétaire : La Résolution bancaire prévoit la signature du président, du vice-président, du trésorier ou du directeur général pour toute dépense ou tout autre engagement jusqu’à concurrence de 500 $, et la signature de deux de ces personnes pour tout débours ou toute dépense de plus de 500 $.
Par Francis J. Dunbar, secrétaire, le 16 septembre 1992
Règlement No « D »
Règlement fixant à deux ans le mandat des dirigeants et administrateurs de :
The Organization of Military Museums of Canada, Inc.
(désignée ci-après par le sigle « OMMC »)
Les dirigeants et administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans à l’occasion de l’assemblée générale annuelle, jusqu’à la deuxième assemblée générale annuelle suivante.
À l’assemblée générale annuelle de 1994, le président et le secrétaire seront élus pour un mandat d’un an. En 1995 et par la suite, ils seront élus pour deux ans en alternance avec le vice-président et le trésorier.
À l’assemblée générale annuelle de 1994, le vice-président et le trésorier seront élus pour un mandat d’un an; il est cependant entendu que ce mandat sera porté à deux ans, sous réserve de la ratification du présent règlement par les membres et de son approbation par le ministre de la Consommation et des Affaires commerciales. En 1996 et par la suite, ils seront élus pour deux ans en alternance avec le président et le secrétaire.
À l’assemblée générale annuelle de 1994, cinq membres ordinaires du conseil d’administration seront élus pour un mandat d’un an; il est cependant entendu que, sous réserve de la ratification du présent règlement par les membres et de son approbation par le ministre de la Consommation et des Affaires commerciales, le mandat des trois membres qui auront obtenu le plus grand nombre de voix sera porté à deux ans.
Les membres ordinaires du conseil d’administration élus en 1995 et par la suite auront un mandat de deux ans.
En cas de changement dans le nombre total de membres ordinaires du conseil d’administration, le nombre des postes à combler en alternance sera égal d’une année à l’autre si ce nombre total est pair, et il différera d’un seulement si ce nombre total est impair.
Afin de maintenir les mandats de deux ans, toute personne nommée ou élue pour combler une vacance avant la fin du mandat de deux ans du titulaire précédent demeure en poste uniquement jusqu’à la fin de ce mandat initial.
Les dirigeants et les membres ordinaires du conseil d’administration peuvent être réélus.
Les dirigeants et les membres ordinaires du conseil d’administration doivent demeurer membres en règle pendant toute la durée de leur mandat; s’ils représentent une institution, celle-ci doit avoir acquitté sa cotisation pour l’année civile en cours.
Le paragraphe 4.4 du règlement « A » est abrogé par les présentes.
Le présent règlement entre en vigueur sur réception de l’approbation du ministre de la Consommation et des Affaires commerciales.
ADOPTÉ LE 9 JUIN 1994
Amended the 16th day of August 1999
Comme en fait foi le sceau de l’OMMC
The Organization of Military Museums of Canada, Inc.